Há tempos venho falando sobre contratos de escopo aberto (ou variável, mas gosto mais da palavra “aberto”), mas poucas vezes tive a oportunidade de vivenciar isso na prática. Mesmo com toda a argumentação sobre as vantagens, os clientes costumam ser receosos quanto a real “garantia” que um projeto desse tipo oferece.

Pois bem, no início do ano iniciamos um projeto de desenvolvimento sob-demanda para o Portal Educação na modalidade escopo aberto. Não podemos revelar maiores detalhes sobre o projeto por questões contratuais, mas o que quero mostrar aqui é como o projeto foi “gerenciado”.

Tudo começou com algumas conversas que eu fiz com os gestores, equipe técnica e usuários do sistema que eles desejavam fazer e elaboração de um documento de Visão do sistema. A partir desse documento, que delimita o escopo do que eles desejam, foi possível fazer uma estimativa de quantas iterações seriam necessárias para completar esse escopo.

Fizemos isso identificando histórias para cada funcionalidade do documento de Visão e pontuando cada uma com valores 1, 2, 3, 5 ou 8. Histórias menores que 1 tiveram que ou agregar outras e as maiores que 8 foram divididas para melhor análise da complexidade.

Com esse trabalho chegamos a um esforço previsto de 6 iterações de 2 semanas, ou 12 semanas, com uma equipe de três desenvolvedores envolvidos. Com isso também foi possível determinar um custo por iteração e assim um orçamento para a realização do projeto.

Nosso contrato segue a premissa de fazer reviews a cada 15 dias apresentando o que foi feito no período e os pagamentos são mensais condicionados à aprovação do resultado apresentado. Criamos também um ambiente na web para o cliente acessar o software após a review e identificar problemas e oportunidades de melhorias.

Após a review, nós discutíamos o que seria feito na próxima iteração. Para isso, vamos para a review com os mockups das próximas funcionalidades já pré-definidos e com propostas de solução para problemas técnicos. Internamente no último dia da iteração fazemos uma review intena e depois discutimos todos juntos uma proposta de escopo para a próxima iteração.

Com isso, o cliente estava ciente que vamos atacacar primeiro as funcionalidades de maior valor para o negócio. O resultado é que na metade do projeto já tínhamos as funcionalidades mais importantes do sistema já bem amadurecidas e testadas pelo usuário final.

Resumindo, no término do projeto temos os seguintes resultados:

Prazo: Entregamos o projeto semana passada, isto é, como iniciamos em 17 de janeiro e terminamos em 29 de abril o prazo total foi de 15 semanas, isto é, com 3 semanas de atraso. Esse atraso se deu por duas pausas no projeto por solicitação do cliente, que estava com outras prioridades internas e não tinha como testar e avaliar as entregas do jeito que gostaria. Além disso, a equipe interna do cliente também tinha tarefas que não conseguiram terminar no prazo também gerando atrasos. Logo, o projeto teve prazo variável, o que é muito comum.

Custo: A previsão incial de 6 iterações foi reduzida para 5, gerando uma economia de pouco mais de 15% no valor do projeto, o que é muito raro de acontecer em projetos de software. Nosso contrato previa essa flexibilidade desde que avisado com 15 dias de antecedência, por isso, podemos dizer que nosso projeto também tinha custo variável.

Escopo: Nesse ponto, tivemos pelo menos umas 4 funcionalidades que não foram feitas, assim como também tivemos outras 3 que foram incluídas no decorrer do projeto. Além disso, várias melhorias nas funcionalidades identificadas inicialmente foram implementadas conforme nós e os usuários íamos ganhando “experiência” sobre o problema que estávamos resolvendo.

Falar de escopo variável, com preço e prazo fixo pra mim é uma utopia. Na prática, prefiro pensar que temos um objetivo a cumprir, e escopo, custo e prazo são restrições que temos que estar sempre acompanhando e alterando para cumprir o resultado da melhor forma possível.

Pelo nosso ponto de vista e também pelo cliente esse projeto foi um sucesso! O usuário final, gestores e equipe técnica do cliente participaram ativamente durante todo o processo de desenvolvimento e isso com certeza é meio caminho andado para o sucesso.

As questões contratuais que prevêem escopo, custo e prazo variável são somente um facilitador burocrático para facilitar o decorrer do projeto, mas sem a participação efetiva do cliente não existe modelo de gestão ou de contrato que faça milagres!

Fica a dica!